Urbem Glosario de Términos

En Urbem utilizamos ciertos términos clave para describir funcionalidades, roles, configuraciones y procesos dentro de nuestra plataforma. Este glosario te ayudará a comprender el lenguaje de la plataforma, facilitando tu experiencia al crear, operar o dar seguimiento a trámites y servicios digitales.

• URBEM: Es una plataforma diseñada para ayudar a organizaciones, gobiernos e instituciones a digitalizar sus trámites y servicios. Su objetivo es facilitar una interacción más eficiente con los ciudadanos al gestionar procesos, pagos y comunicaciones.
• URBEM: Es un servicio de software que funciona en la nube (SaaS). Fue creado para ayudar a organizaciones, especialmente gobiernos, a digitalizar sus trámites y servicios para que sean accesibles y fáciles de usar por todas las personas.
• Cívica Digital: Es la empresa detrás de URBEM. Su misión es transformar organizaciones, gobiernos e instituciones para que sean aliados de la ciudadanía. Además de URBEM, ofrecen otros productos como Signum y Chatbots.
• Digitalización de Servicios/Trámites: Es el proceso de convertir un trámite o servicio tradicional (que quizás implicaba mucho papel o visitas presenciales) en un proceso completamente digital. Con URBEM, esto puede hacerse en cuestión de días. Por ejemplo, se pueden digitalizar trámites como licencias de funcionamiento, pago de predial, solicitudes de becas o permisos de construcción.
• Portal Público: Es una página web personalizada que tu organización puede crear y lanzar rápidamente (en horas, no meses) dentro de URBEM. Aquí, los ciudadanos pueden encontrar y acceder a todos los trámites y servicios digitales que ofreces.
   
• Gestión de Casos Ciudadanos / Tableros de Casos: Cuando un ciudadano inicia un trámite, se crea un "caso" en URBEM [conversación]. Los tableros de casos son como el centro de control donde puedes ver, organizar y seguir el progreso de cada solicitud ciudadana. Puedes ver quién está a cargo, en qué estado se encuentra y toda la información que el ciudadano ha proporcionado.

• Servicio / Trámite: Se refiere a cualquier gestión o proceso oficial que una organización ofrece a los ciudadanos. Ejemplos incluyen solicitar un acta de nacimiento o tramitar una licencia de conducir. En URBEM, estos servicios pueden ofrecerse de manera en línea, presencial o híbrida (combinando ambos).

• Caso Ciudadano: Es el expediente digital individual que se crea para cada ciudadano que inicia un servicio o trámite en URBEM. Contiene toda la información relevante para ese trámite específico, incluyendo documentos, detalles de pago y el progreso actual del caso. Un caso ciudadano puede crearse de diversas maneras: directamente por una persona de tu organización a través del tablero de URBEM, por un ciudadano que inicia un servicio desde la web de URBEM, o mediante la API de URBEM de tu organización.

• Pre Caso Ciudadano: Es una función que permite cargar previamente la información de un ciudadano para un trámite específico. Esto evita que el ciudadano tenga que volver a introducir sus datos al iniciar formalmente el caso, agilizando el proceso.

• Paso de un Servicio (o Paso del Trámite): Cada servicio o trámite en URBEM está organizado en etapas o acciones definidas que deben completarse. Estas acciones pueden ser realizadas por el ciudadano (por ejemplo, enviar documentos o hacer un pago) o por un colaborador de la organización (como revisar documentos o agendar una cita).
• Pago: Se refiere a cualquier transacción monetaria realizada por un ciudadano para cubrir el costo de un servicio en URBEM. Los pagos pueden tener diferentes estados, como "exitoso", "fallido", "pendiente" o "vencido".

• Tarifa: Es el costo determinado para un servicio o un caso ciudadano. Las tarifas pueden establecerse de forma manual o calcularse automáticamente, y es posible que incluyan descuentos.

• Documento (del Caso Ciudadano): Son los archivos adjuntos a un caso ciudadano. Pueden ser documentos que el ciudadano sube como parte de los requisitos (ej. una identificación) o documentos creados internamente por la organización. Estos documentos pueden ser firmados digitalmente.

• Resultado (del Caso Ciudadano): Es un tipo específico de documento adjunto a un caso ciudadano que representa el producto final, la constancia o la respuesta oficial de un trámite. Estos documentos pueden ser enviados al ciudadano y también pueden ser firmados por los responsables de la organización.

• Revisión: Es el proceso de examinar los documentos que un ciudadano ha enviado para su trámite. Un colaborador de la organización se encarga de revisar estos documentos, pudiendo aprobarlos o rechazarlos según sea necesario.

• Evaluación: Es la calificación o los comentarios (feedback) que un ciudadano puede proporcionar sobre un caso que ya ha sido resuelto. Permite a la organización entender el nivel de satisfacción del usuario, incluyendo el valor del NPS (Net Promoter Score).

• Cuenta Ciudadana: Es una funcionalidad que permite a los ciudadanos registrarse y gestionar su información personal dentro de una organización en URBEM. Esto facilita el seguimiento de sus trámites y la recepción de notificaciones importantes.

• Cita: Es un horario específico agendado para un encuentro o para dar seguimiento a un caso ciudadano. Las citas pueden ser programadas tanto por el ciudadano como por un colaborador de la organización.
• Pagos Digitales / Pagos en línea: URBEM te permite recibir pagos por tus servicios de forma electrónica. Puedes configurar diversas opciones de pago (como tarjetas o transferencias) y ver si los pagos fueron exitosos, fallidos o están pendientes. La plataforma también puede calcular los costos automáticamente o verificar si hay adeudos pendientes con otros sistemas que ya uses.
• Manejo de Documentos y Resultados: Los ciudadanos pueden subir documentos para sus trámites a URBEM. Tu equipo puede revisarlos y aprobarlos o rechazarlos. Además, puedes generar y enviar los documentos finales del trámite (como permisos o certificados) directamente al ciudadano a través de URBEM, y hasta firmarlos digitalmente
• Firma Electrónica Avanzada (e.firma): Esta función permite firmar documentos de forma digital y segura, usando la e.firma que proporciona el SAT (Servicio de Administración Tributaria) en México. Es válida tanto para ciudadanos como para los colaboradores de tu organización y cumple con la norma NOM-151.
• Seguridad de Datos: URBEM se encarga de que toda la información de los ciudadanos y de tu organización esté protegida y sea confidencial, siguiendo los más altos estándares de seguridad.
• Expediente Único para Usuarios / Cuenta Ciudadana: Si tu organización activa esta función, los ciudadanos pueden tener una sola cuenta en URBEM desde donde acceden a todos sus trámites y servicios. Esto evita que tengan que ingresar la misma información o documentos varias veces y organiza toda su interacción con tu organización en un solo lugar.
• Interoperabilidad / APIs (Application Programming Interfaces): Se refiere a la capacidad de URBEM de "hablar" y compartir información de forma segura con otros sistemas o programas que tu organización ya esté usando. Las APIs son como "conectores" que permiten esta comunicación fluida.
• Notificaciones Automáticas (Webhooks): Son como mensajeros automáticos inteligentes que URBEM utiliza para comunicar eventos entre sistemas.
   
  • Webhooks Catch: Cuando algo importante sucede en URBEM (por ejemplo, un ciudadano inicia un trámite, envía un documento o hace un pago), URBEM puede enviar una "alerta" instantánea a otra aplicación o sistema que tengas. Esto te ayuda a mantener tus otros sistemas actualizados al momento. Si la otra aplicación no recibe la alerta correctamente, URBEM lo intenta varias veces antes de reportar un problema.
  • Webhooks Retrieve: Con esta función, URBEM puede "pedir" información a tus sistemas externos cuando la necesita. Por ejemplo, puede consultar un adeudo específico o solicitar datos para calcular un costo variable de un servicio en tiempo real, y luego mostrarle esa información al ciudadano.
• API Keys (Llaves de Acceso): Son como contraseñas secretas o "llaves" digitales que aseguran que solo las aplicaciones autorizadas puedan comunicarse de forma segura con los sistemas de URBEM. Si no se usan estas llaves correctamente, URBEM no permitirá la comunicación.
• Gestión de Citas: Permite a los ciudadanos agendar citas para sus trámites directamente en la plataforma. URBEM notifica a tu organización cuando se crea una cita, ya sea por el ciudadano o por un miembro de tu equipo
• Evaluaciones de Servicios: Una vez que un trámite ha sido completado, los ciudadanos pueden dar su opinión y calificar el servicio. Esto incluye una puntuación (del 1 al 5) y comentarios, lo cual es muy útil para que tu organización identifique áreas de mejora.
• Trámites en Secuencia: Esta característica permite configurar trámites que tienen varios pasos encadenados. Facilita a los ciudadanos el uso de documentos o resultados de pasos anteriores para agilizar los siguientes.
• Pre Caso Ciudadano: Permite iniciar un caso de manera preliminar y precargar cierta información del ciudadano para un trámite. Genera una URL única para que el ciudadano continúe con el proceso, y se puede configurar para que no pueda modificar ciertos datos ya precargados.
• Revisiones: Es el proceso en el que el personal de tu organización revisa los documentos que los ciudadanos han subido para un trámite. Se pueden aprobar, rechazar o añadir comentarios sobre los documentos recibidos.
   

Espero que este glosario te ayude a entender mejor cómo URBEM puede transformar la interacción de tu organización con los ciudadanos de forma digital y eficiente.