Funcionalidad de Secuencias – Cívica Digital

Video tutorial de Secuencias

La funcionalidad de secuencias en Urbem está diseñada para facilitar la gestión y el flujo de trámites que realizan los ciudadanos, optimizando el proceso al agrupar trámites relacionados en un flujo estructurado. A continuación, te explicamos paso a paso cómo utilizar esta herramienta desde el perfil de colaborador hasta la experiencia del ciudadano.

1. ¿Qué es una secuencia?

Una secuencia es una serie de trámites relacionados que deben completarse en un orden específico para alcanzar un resultado final.

2. ¿Por qué debo configurar una secuencia en Urbem?

Beneficios clave de las secuencias:

Mejora del proceso: Agrupa y organiza trámites relacionados, reduciendo confusiones en el proceso.
Reutilización de documentos: Permite usar documentos generados en trámites previos, evitando duplicidad y retrabajos. Lo que permite la reducción de requisitos al ciudadano.
Transparencia y seguimiento: Los ciudadanos pueden monitorear el avance de su trámite en tiempo real desde su cuenta.
Eficiencia en la colaboración: Los colaboradores pueden gestionar, editar y estructurar las secuencias de manera sencilla
Comunicación efectiva: Esta funcionalidad permite mejorar la comunicación entre dependencias involucradas en el proceso.

3. Recomendaciones

Asegúrate de que los trámites estén digitalizados antes de agregarlos a una secuencia.
Configura adecuadamente los requisitos y modalidades de cada trámite.

4. Cómo crear una secuencia en Urbem

Desde el perfil de colaborador:

Acceso a Secuencias:
- En tu perfil de colaborador, encontrarás la sección de "Secuencias".
- Haz clic para desplegar las secuencias existentes o para crear una nueva.

Crear una nueva secuencia:
- Haz clic en el botón “Nueva Secuencia”.
- Completa los siguientes campos:
  - Nombre oficial de la secuencia.
  - Descripción general.
- Haz clic en “Guardar y continuar” para avanzar.

Agregar trámites a la secuencia:
- Selecciona los trámites que formarán parte de la secuencia desde una lista de trámites previamente digitalizados.
- Puedes incluir trámites de otros sistemas marcados como "externos", los cuales redirigen a una ventana distinta.

Configuración de cada trámite en la secuencia:
- Haz clic en los tres puntos junto al trámite para editar o eliminarlo.
- Configura los siguientes campos:
  - Modalidades: Define las modalidades requeridas (por ejemplo, presencial, en línea).
  - Trámites requeridos: Especifica los trámites que deben completarse antes de iniciar este trámite en particular.
- Guarda los cambios al finalizar.

Ejemplo:

Si estás configurando una secuencia para Licencia de Urbanización, un trámite como Dictamen de Impacto Vial puede requerir que antes se complete el Dictamen de Infraestructura Verde.

5. Vista pública para ciudadanos

Acceso a la secuencia:

Desde su cuenta ciudadana, el ciudadano podrá:

Consultar la lista completa de trámites necesarios para completar la secuencia.
Dar inicio a la secuencia haciendo clic en el botón “Iniciar”.

Seguimiento del progreso:

Una vez que se comiencen a realizar trámites, se podrán visualizar:
- Trámites realizados.
- Trámites en curso.
- Trámites sin iniciar.
- Trámites listos para iniciar, según los resultados ya obtenidos.

Sección de “Mis Documentos”:

Todos los documentos generados o subidos durante los trámites se almacenan en la sección "Mis Documentos" de la cuenta ciudadana.

Esto permite al ciudadano reutilizar documentos previamente cargados para trámites posteriores dentro de la secuencia, agilizando el proceso.

Con esta funcionalidad, Urbem busca optimizar la experiencia tanto para colaboradores como para ciudadanos, haciendo que los trámites sean más ágiles, organizados y accesibles. ¡Explora esta funcionalidad de secuencias y haz que la gestión de trámites sea más eficiente!

También puedes ver el video tutorial que hemos preparado sobre este tema para que puedas aprender más: Video Secuencias