Creación de documentos en URBEM

URBEM incorpora una nueva funcionalidad de creación de documentos, diseñada para agilizar la automatización de oficios y documentos finales dentro de los trámites digitalizados.

Con esta herramienta, ahora es posible crear documentos desde cero, sin necesidad de escribir código, y ligarlos directamente a los pasos de un trámite para su generación, firma y envío al ciudadano. Esto permite reducir significativamente los tiempos de configuración de automatizaciones.

⚠️ Nota: Actualmente, el uso de esta funcionalidad se gestiona a través del equipo de soporte. En caso de requerir acceso o acompañamiento para su implementación, puedes ponerte en contacto escribiendo al correo soporte@urbem.digital.

El objetivo es que, en el corto plazo, los colaboradores puedan contar con acceso directo a esta funcionalidad, sin necesidad de intermediación.

¿Qué permite hacer el creador de documentos?

Desde el creador de documentos de URBEM es posible:

• Crear documentos desde cero.

• Añadir texto e imágenes.

• Editar formatos (tipografía, tamaños, estilos).

• Crear recuadros y secciones.

• Diseñar oficios finales de forma visual e intuitiva.

• Guardar documentos reutilizables para distintos trámites.

• Actualizar información del documento cuando se requiera

• Asociar los documentos a pasos específicos de un proceso.

• Habilitar la firma del documento cuando el trámite lo requiera.

Todo esto sin recurrir a código, lo que hace que la creación y ajustes sean más rápidos y accesibles.

¿Cómo crear un documento desde cero?

1. Inicia sesión en URBEM.

2. Dirígete al menú desplegable.

3. Selecciona la opción Documentos.

4. Se abrirá una nueva ventana.

5. En la esquina superior derecha, da clic en Crear documento nuevo.

6. Configura la información básica del documento:

• Nombre del documento.

• Servicio o trámite en el que será utilizado.

• Breve descripción.

7. Guarda los cambios para comenzar con la edición.

Uso del editor de documentos

Una vez creado el documento, se abrirá el editor visual.

En el editor encontrarás un menú del lado izquierdo con múltiples opciones para construir el documento, entre ellas:

• Agregar texto.

• Insertar imágenes.

• Cambiar tipo y tamaño de letra.

• Crear recuadros o secciones.

• Ajustar el diseño general del documento.

Cuando el documento esté listo:

1. Guarda los cambios.

2. Haz clic en Volver a URBEM (esquina superior izquierda).

Con esto, el documento queda correctamente guardado y disponible para ser utilizado dentro de un trámite.

¿Cómo ligar un documento a un trámite?

Para asociar un documento a un servicio o trámite específico:

1. Dirígete al trámite o servicio correspondiente en URBEM.

2. Entra al proceso del trámite.

   

3. Ubica el paso donde debe entregarse el documento, por ejemplo:

   • Paso de resultado final.

   • Paso de emisión de oficio.

4. Edita la configuración de ese paso.

5. Ve a la pestaña Documentos.

6. En el tipo de documento, selecciona:

   • “Usar un documento de URBEM”

     

7. Elige el documento que previamente creaste y vinculaste a ese trámite.

8. Guarda la configuración.

Resultado

A partir de este momento:

• El documento se generará automáticamente en el paso configurado.

• Podrá enviarse al ciudadano como resultado final.

• Podrá configurarse para firma, si el proceso lo requiere.

• El tiempo de configuración de automatizaciones se reduce considerablemente.

  

Beneficio principal

Esta nueva funcionalidad permite que los oficios finales de los trámites:

• Se creen más rápido.

• Sean más fáciles de mantener y actualizar.

• No dependan de desarrollos complejos.

• Estandaricen la generación de documentos en URBEM.