En Urbem, entendemos que muchos trámites gubernamentales requieren validaciones adicionales que no corresponden al ciudadano, sino al equipo operativo (inspectores, validadores técnicos, etc).
Para optimizar estos procesos, hemos lanzado la funcionalidad de Formularios Internos, la cual permite a los colaboradores completar información técnica necesaria para la resolución de un trámite y la generación de documentos oficiales.
¿Qué es un Formulario Interno?
Es un paso de formulario configurado dentro del flujo del trámite que es invisible para el ciudadano. Este paso aparece exclusivamente en el perfil del colaborador y sirve para capturar datos detectados durante inspecciones, verificaciones de campo o dictámenes técnicos.
Casos de uso ideales:
Inspecciones: Registrar hallazgos en el lugar.
Dictámenes: Ingresar medidas técnicas o zonificación.
Revisiones de Comercio: Validar el cumplimiento de normativas en vía pública.
Cualquier trámite que requiera que el colaborador aporte datos para el "Documento Resultado" final.
Cómo configurar un Formulario Interno
Sigue estos pasos para integrar esta herramienta en tus flujos de trabajo:
1. Crear el paso en el flujo
Dentro del Paso 2 (Proceso) de la configuración de tu trámite en Urbem, agrega un nuevo paso dirigido al colaborador y el paso a realizar sea formulario.
2. Definir formulario recurrente y la visibilidad (Privacidad)
Al escoger el tipo de paso como formulario aparecerá una nueva casilla que permitirá hacer del formulario uno recurrente, esta se enciende o se apaga dependiendo del tipo de formulario que desea el colaborador. En caso de activarse la casilla de formulario recurrente lo que sucederá es que al abrirse un caso nuevo y al llegar al paso del formulario del colaborador éste llenara el formulario y cuando guarde los cambios podrá ver que estará disponible para llenarse un nuevo formulario, estos formularios se podran completar, guardar e iniciar uno nuevo la cantidad de veces necesarias hasta que el colaborador avance de paso de forma manual.
Para la configuración de privacidad del paso, en la pestaña de responsable, estará disponible la casilla de "Paso privado" la cual podra encenderse o apagarse. Si se enciende, el ciudadano no verá este formulario en su portal ni recibirá notificaciones para completarlo; el sistema lo saltará automáticamente para él.
3. Diseñar los campos recurrentes
Agrega las preguntas o campos que el colaborador debe contestar. Pueden ser:
Listas desplegables (cumple / no cumple).
Campos de texto para observaciones técnicas.
Fechas de verificación.
y más
4. Vinculación con Documentos Resultado
Lo más potente de esta función es que los datos capturados por el colaborador pueden usarse para automatizar documentos. Así, cualquier resultado generado podrá incluir tanto la información del ciudadano como la del inspector.
¿Cómo lo utiliza el Colaborador en el día a día?
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El colaborador recibe la tarea en su sección de tareas.
Al abrir el caso, verá el formulario interno habilitado para su edición.
Completa la información requerida (por ejemplo, desde una tablet durante una inspección en campo).
Al guardar y avanzar, el sistema procesa la información para el siguiente paso o para la generación automática del documento final.
Te recomendamos los siguientes videos tutoriales para que puedas consultar esta información de configuración.
Video tutorial: Formularios recurrentes
Video: Formulario para colaboradores
¿Necesitas ayuda adicional?
Si tienes dudas sobre cómo configurar tu trámite actual contacta a nuestro equipo de soporte a través de soporte@urbem.digital
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