Mejora Paso opcional – Cívica Digital

En la gestión pública, no todos los casos siguen un camino lineal. Existen situaciones excepcionales donde un ciudadano requiere un paso adicional (como una entrevista extra o la carga de un documento extra) que no aplica para todos los demás.

Para resolver esto sin complicar el diseño del trámite, hemos lanzado el Paso Opcional de Activación Manual.

¿Qué es el Paso Opcional?

Es un paso (Formulario, Requisito, otro) que, por defecto, se encuentra oculto para el ciudadano. El colaborador es quien tiene el poder de decidir, según el análisis del caso, si ese paso debe aparecer en la ventanilla del ciudadano para ser completado.

Casos de uso comunes:

Entrevistas o Citas Adicionales: Si tras revisar el expediente se determina que se requiere una audiencia presencial, el colaborador activa el paso de "Citas".
Requerimientos Especiales: Cuando por la naturaleza del caso (ej. una construcción en zona protegida) se requiere un estudio de impacto que no es obligatorio para el resto de los solicitantes.
O cualquier otro escenario que requiera de un paso opcional que según la información del ciudadano se necesitará o no.

Cómo configurar un Paso Opcional

Sigue estos pasos para añadir flexibilidad a tus trámites:

1. Crear el paso en el flujo

En el Paso 2 (Proceso) de la configuración de un trámite, añade el nuevo paso que deseas que sea dinámico (puede ser un formulario, una cita, un listado de requisitos, etc).

2. Cambiar el tipo a "Opcional"

En la configuración de dicho paso, selecciona la opción "Opcional" dentro de los ajustes de visibilidad o tipo de paso.

3. Guardar cambios

Al publicar, este paso no será visible para ningún ciudadano que inicie el trámite de forma regular, manteniendo el flujo principal limpio y rápido.

¿Cómo activarlo durante la gestión de un caso?

Una vez que el trámite está en marcha, el colaborador puede activarlo siguiendo estos pasos desde el perfil del colaborador:

Abrir el expediente: Entra al caso específico que estás revisando.
Sección de seguimiento de pasos: En el flujo de pasos verás el paso opcional disponible.
Activar manualmente: Haz clic en los tres botones ubicados en la parte derecha del nombre del paso para moverlo a ese lugar en el flujo del proceso.
Notificación: En ese momento, el paso se vuelve visible en el portal del ciudadano y se le envía una notificación automática informándole que tiene una nueva acción pendiente para continuar con su trámite.

Ventajas de esta Mejora

Flujos Adaptativos: El trámite "evoluciona" según lo que el colaborador observe en el expediente.
Ventanilla Limpia: El ciudadano solo ve lo que realmente necesita contestar, evitando confusión con requisitos que "tal vez" apliquen.
Eficiencia Operativa: Evita tener que rechazar trámites completos solo para pedir un dato extra; simplemente activas el paso opcional y el flujo continúa.

Video Tutorial

Para aprender más sobre esta mejora mira nuestro video: Paso opcional para ciudadano

¿Tienes dudas sobre cómo utilizar esta mejora? Nuestro equipo de Customer Success está listo para apoyarte. Escríbenos al correo soporte@civica.digital para atender tus dudas.