Trámite interno: digitaliza procesos entre áreas sin involucrar al ciudadano

¿Qué es un trámite interno?

Es un tipo de servicio en Urbem diseñado para digitalizar procesos que ocurren completamente dentro del municipio: entre áreas, direcciones y colaboradores, sin que el ciudadano participe en ningún momento.

Tiene la misma trazabilidad, seguimiento y control que cualquier trámite ciudadano en Urbem, pero adaptado a la operación interna.

¿Para qué sirve?

Úsalo cuando necesites gestionar procesos como:

• Solicitudes entre áreas o direcciones municipales.
• Flujos de autorización interna (permisos, validaciones, visto bueno).
• Registro de actividades o acuerdos entre colaboradores.
• Cualquier proceso que hoy se gestiona por correo, papel o de forma informal y que se quiere formalizar con expediente y trazabilidad.

¿Cómo se configura?

Al crear el trámite, selecciona Trámite interno como tipo de servicio. Al hacerlo, Urbem ajusta la configuración automáticamente:

• Deshabilita todas las opciones orientadas a la ciudadanía (portal público, centro de atención, notificaciones al ciudadano).
• Limita los tipos de pasos disponibles a formularios de colaborador y carga de documentos internos, que son los únicos relevantes para este flujo.
• El servicio no requiere publicarse: quedará en la sección de servicios no publicados, accesible solo desde el dashboard.

¿Cómo se inicia un caso interno?

Desde el dashboard, el colaborador localiza el trámite interno en la sección de servicios no publicados y hace clic en Iniciar caso. El expediente se abre de inmediato, listo para trabajarse.

No hay formulario ciudadano, no hay portal público, no hay espera: el proceso comienza directamente desde el equipo interno.

Puntos importantes

• El trámite interno no aparece en la vista pública ni en el portal ciudadano.
• Solo los colaboradores con acceso al dashboard pueden iniciarlo y trabajarlo.
• El expediente generado tiene la misma estructura que cualquier caso en Urbem: historial, documentos adjuntos, responsables, fechas y estatus.
• Puedes asignar corresponsables y definir alcances igual que en cualquier otro trámite.

¿Tienes dudas?

Contacta al equipo de soporte de URBEM o escríbenos a soporte@civica.digital.