Formularios para Colaboradores en Urbem

En Urbem, nuestra misión es que la gestión de trámites sea tan eficiente para el funcionario como para el ciudadano. Por ello, hemos lanzado la mejora de Formularios para Colaboradores, permitiendo que los equipos técnicos documenten criterios, inspecciones, cálculos, etc. dentro del mismo expediente digital.

📋 ¿En qué consiste esta mejora?

Anteriormente, los expedientes en Urbem se alimentaban principalmente de la información enviada por el ciudadano. Con esta nueva función, ahora es posible configurar campos de información exclusivos para el funcionario.

Esto permite que, durante el proceso de revisión, el colaborador pueda completar formularios internos (como dictámenes técnicos o actas de inspección) que quedan vinculados permanentemente al folio del trámite, pero que no son visibles para el ciudadano.

🚀 Beneficios clave

• Expediente Único: Centraliza la información del ciudadano y el criterio del funcionario en un solo lugar.

• Adiós al papel o Excel: Elimina la necesidad de usar herramientas externas para capturar datos técnicos.

• Trazabilidad total: Registra qué colaborador completó la información y en qué etapa del proceso.

• Automatización avanzada: Los datos capturados en estos formularios pueden alimentar la generación automática de documentos finales (ej. resoluciones o licencias).

⚙️ Cómo configurar los Formularios para Colaboradores

Sigue estos pasos para activar la función en tus trámites:

1. Ingresa a la plataforma: Ve a la sección de Servicios y selecciona el trámite que deseas editar.

2. Proceso: Dirígete a la configuración del proceso del trámite.

3. Identifica la acción del formulario:  Al agregar un paso nuevo en el proceso del trámite (ciudadano o colaborador) encontraras la acción de "formulario", asegurate de escoger el paso dirigido a colaborador para que el formulario quede interno. 

4. Diseña tu formulario: Ahora solo falta configurar cada dato a recabar que necesitará el colaborador para completar el formulario interno. Define qué campos son obligatorios para que el colaborador pueda avanzar el trámite.

5. Guarda los cambios: Una vez configurado, el formulario aparecerá al llegar al paso de formulario para el colaborador (este paso permanecerá oculto para el ciudadano).

📺 Video Tutorial

Si quieres ver esta funcionalidad en acción y aprender a configurarla visualmente, te invitamos a ver nuestro video: Formularios para Colaboradores en YouTube

¿Necesitas ayuda adicional? Si tienes dudas sobre cómo implementar esta función en un trámite complejo, contacta a nuestro equipo de soporte a través del correo soporte@civica.digital