Manual para Personalizar una Organización y Creación de primeros Trámites en Urbem

Introducción

Este manual describe paso a paso el proceso para crear una organización y configurar un trámite completo en Urbem. Está dirigido a funcionarios y colaboradores que participan en el onboarding de nuevos gobiernos o instituciones dentro de la plataforma.

Paso 0: Creación de la Organización

1. Crear una organización

1. Ingresa como usuario administrador
    
2. Navega a Configuración  > Organización
    
3. Completa los campos obligatorios:
    
   • Nombre completo de la organización
   • Estado y Municipio
   • Dirección y Teléfono
      
4. Guarda los datos.
    

2. Crear un departamento

1. Dentro de la organización, accede a Departamentos.
    
2. Haz clic en Nuevo Departamento.
    
3. Llena los campos requeridos:
    
   • Nombre del departamento
   • Colaborador asignado (en esta primera etapa solo puede asignarse a alguno de los administradores)
      
   • Nombre de la o las unidades que están dentro del departamento
   • Asignar en este primer paso de forma inicial a alguno de los administradores de la plataforma)
      
4. Guarda. El departamento servirá para agrupar colaboradores, trámites y permisos.
    

3. Agregar un colaborador

1. Ve a la sección Colaboradores.

2. Selecciona Agregar colaborador.
    
3. Ingresa:
    
   • Nombre completo
   • Correo electrónico (importante: de preferencia institucional)
   • Departamento y unidad asignada si aplica
   • Rol del colaborador (ver tabla de permisos más abajo)
      
4. Guarda. El colaborador recibirá un correo para crear su contraseña.

Nota: Una vez que tengas colaboradores asignados (oficiales a los departamentos creados anteriormente pueden etiquetarse y quitar a los administradores)

 

4. Roles y permisos

5. Crear puntos de contacto

1. Ir a Puntos de contacto.

2. Haz clic en Nuevo punto de contacto.
    
3. Completa:
    
   • Nombre del punto (ej. Módulo Centro)
   • Dirección física
   • Capacidad de atención
   • Días y horarios de atención
      
4. Guarda. Se podrán vincular a los trámites en el Paso 5.
    

6. Configurar motor de pagos

Motor de pago externo

1. Accede a Configuración > Pagos.

2. Agregar motor de pago externo
   1. ¿Qué escenarios cubre?
   2. ¿Cómo integrar motor de pago externo en Urbem?
   3. Una vez generado el pago el usuario debe regresar al trámite. Documentación
      
       
3. Al guardar el motor externo puedes seleccionar sobre que dependencia se usará el trámite

Conectar Stripe u Openpay

1. Accede a Configuración > Pagos.
    
2. Selecciona el proveedor de pagos Stripe, Openpay si cuentas con cuenta activa, en caso de no contar con cuenta se deben de seguir los siguientes pasos:

1. Ingresa las credenciales proporcionadas por el proveedor (Si aplica).
2. Crear una cuenta con Openpay
3. Para Stripe es necesario tener cuenta activa con ese proveedor y llenar los siguientes datos en urbem para activar la cuenta

3. Al guardar alguna de estas opciones se activa para todas las dependencias y trámites de la organización. 

Ahora tu organización está lista para generar los primeros trámites en Urbem, sigue esta guía para lograrlo.

Paso 1: Información general del servicio

Este paso define los datos visibles del servicio o trámite y cómo será presentado al ciudadano en la ventanilla digital.

1. Crear un nuevo servicio

1. Dirígete al menú lateral "Servicios".
    
2. Haz clic en "Nuevo servicio".
    
3. Completa los siguientes campos:
    

a. Nombre del servicio

• Nombre: Nombre completo del trámite visible al ciudadano.

  Ejemplo: "Licencia de funcionamiento para establecimientos comerciales."
   

b. Descripción para el ciudadano

• Descripción: Texto introductorio que explica en lenguaje claro para qué sirve el trámite.

  Ejemplo: "Este trámite permite obtener la licencia que autoriza la operación de un establecimiento comercial dentro del municipio."
   

c. Dependencia y unidad responsable

• Selecciona la dependencia previamente creada que operará el servicio.
   

d. Nombre corto del trámite

• Descripción: Versión abreviada que se muestra en etiquetas, buscador y listados.
   Ejemplo: "Licencia comercial"
   

e. Tipo de servicio

• Opciones: Trámite, Servicio, Permiso, Licencia, Constancia, Validación, etc.
   Recomendación: Elige con base en cómo está catalogado en el marco normativo del municipio o institución.
   

f. Categoría y subcategoría (RETyS)

• Selecciona la categoría temática y subcategoría que agrupará este trámite en la ventanilla digital.
   Ejemplo:
  • Categoría: Actividades económicas
  • Subcategoría: Apertura de negocios
     

g. Trámite con Modalidades

• Selecciona trámite con modalidades si tiene variantes según el tipo de solicitante o proceso (por ejemplo: "persona física" vs "persona moral").
   
  • Cada modalidad tendrá su propia configuración de pasos.
     

h. Sector poblacional

• Selecciona si el trámite está dirigido a personas físicas, morales o ambas.
   

i. Modalidad del trámites

• Define si el servicio está:
   
  • En línea
  • Presencial
  • Híbrido
     

j. Otros:

• Información de contacto: Funcionario principal
• Límite de casos: Establece cuántos ciudadanos pueden realizar el trámite
• Datos de inspectores: Datos si aplican de acuerdo a la naturalez del trámite
• Información jurídica: Bases jurídicas y normativas del trámite

• Información adicional

   

4. Haz clic en Guardar y continuar para pasar al Paso 2.
    

Paso 2: Datos a recabar

En este paso se configuran los formularios que los ciudadanos deben llenar para enviar su solicitud. Cada campo puede ser validado, marcado como obligatorio u opcional, y tener condiciones de visibilidad.

1. Tipos de campos disponibles

Paso 3: Requisitos del trámite

En este paso se configuran los documentos que el ciudadano debe subir para poder completar su solicitud. Los requisitos pueden ser reutilizados, categorizados, y en algunos casos usados como parte del resultado del trámite.

1. Tipos de documentos requeridos

Cada requisito debe tener:

• Nombre visible para el ciudadano
• Descripción breve del documento
• Obligatoriedad: Obligatorio / Opcional
• Archivo ejemplo o plantilla descargable (opcional)
   

2. Categorización de documentos

Puedes agrupar los documentos para facilitar la revisión posterior:

• Identificación oficial (ej. INE, pasaporte)
• Comprobante de domicilio
• Documentación técnica (ej. planos, estudios, licencias anteriores)
• Documentos fiscales (ej. RFC, declaraciones)
• Otros (personalizados según el trámite)
   

3. Reutilización de documentos

Si un ciudadano ya ha subido un documento en otro trámite (ej. INE, CURP, comprobante), Urbem puede permitir su reutilización para evitar cargas repetidas.

4. Uso de requisitos como resultado

En algunos casos, un requisito puede luego usarse como parte del resultado generado por el colaborador.

6. Recomendaciones

• Usa nombres simples y concretos
• Adjunta siempre ejemplos o formatos descargables
• Agrupa los requisitos por lógica visual
   

Paso 4: Configuración del proceso del trámite

Este paso permite definir todas las etapas que debe seguir un trámite, desde la recepción de la solicitud hasta su resolución. Incluye acciones del ciudadano, revisiones internas, pagos, citas, resultados y automatizaciones.

1. Tipos de pasos disponibles

2. Acciones del ciudadano

• Subida de documentos
• Pago (fijo o variable)
• Agendado de cita
• Acción personalizada (texto libre)
   

3. Acciones del colaborador

• Revisión
• Subida de resultados con o sin firma
• Agendado de citas
• Pasos internos (oficios, inspecciones, validaciones, etc.)
   

4. Configuraciones disponibles

5. Asignación de responsables

• En los pasos podrás establecer qué colaborador Específico o por punto de contacto debe de atender ese paso en específico.
   

6. Plazos

• Define días máximos de atención por paso con alertas en la sección de “Mis tareas” para gestión del colaborador asignado.

Consejo: Diseña los pasos de forma clara para el ciudadano y con lógica operativa para los equipos internos.

7. Tarifas

Costo fijo (tarifa única)

Para configurar un costo fijo en un trámite:

1. En el paso donde se requiere pago, da clic en el botón para configurar la tarifa.
    
2. En la pantalla "Tarifa de Pago", selecciona la opción "Costo fijo".
3. En la sección Periodicidad de pagos, selecciona "Única vez" (por defecto), o elige otra si aplica.
4. En el campo Monto total $, ingresa el monto exacto en pesos mexicanos.
5. Opcionalmente, haz clic en "Agregar concepto" para describir el cobro (ej. "Pago por expedición de constancia ambiental").
    
6. Puedes agregar:
    
   • Modalidades de pago, si aplican distintos métodos.
   • Partidas contables, si el área de finanzas requiere clasificar el ingreso.
      
7. Haz clic en Guardar para finalizar la configuración.
    

Ejemplo:

• Tipo de tarifa: Costo fijo
• Periodicidad: Única vez
• Monto: 1018.26
   

Nota: Esta tarifa será mostrada al ciudadano en el paso correspondiente, y podrá pagarse en línea con el motor de pagos que este activo.

Costo variable 

Manual

Esta modalidad permite que el colaborador defina el monto del pago cuando el ciudadano llegue al paso correspondiente. El sistema notificará al colaborador para que agregue y envíe manualmente:

• Los conceptos que aplican
• El costo de cada concepto
• Descuentos (si existen)
• El monto total a pagar
   

Configuración:

1. Selecciona Costo variable como tipo de tarifa.
2. Activa la opción Manual.
3. No se requiere configurar tarifas en esta etapa, ya que será el colaborador quien lo determine caso por caso.
    

Ejemplo de uso: Trámite cuya tarifa depende de una inspección previa, volumen de superficie o giro comercial no estandarizado.

Automática

Esta modalidad permite obtener el costo del trámite desde un sistema externo, a través de una petición web que se realiza con datos proporcionados por el ciudadano. Es útil cuando los montos están definidos en otro sistema del gobierno o requieren un cálculo complejo.

Pasos para configuración:

1. En el paso de proceso, activa la opción "Requiere pago".
2. Haz clic en configurar tarifa.
3. Selecciona Costo variable > Automático.
4. Se abrirá el módulo de configuración de tarifa automática.

Configuración en la pantalla "Configuración del costo automático":

• URL y Método:
  • Especifica la URL del servicio externo y el método HTTP (GET, POST, etc.).
  • Ejemplo: GET https://urbem.free.beeceptor.com/adeudo
• Parámetros:
  • Define qué datos del ciudadano serán enviados como parámetros (ej. RFC, CURP).
  • Estos deben estar entre los datos a recabar del paso 2.
• Formato de parámetros:
  • Puede enviarse en formato x-www-form-urlencoded o JSON dependiendo del API externo.
• Respuesta esperada:
  • La respuesta del sistema externo debe estar en formato JSON.
  • Se configuran las variables que Urbem debe leer de esa respuesta, por ejemplo:
    • accounting_item → partida contable
    • title → concepto del cobro
    • value → monto por concepto
    • total → monto total a pagar
    • Variables opcionales como bonificaciones, recargos o justificación

Validación y prueba:

• Al guardar, puedes ejecutar una prueba para validar que el sistema externo está respondiendo correctamente.
• Verás los resultados en una tarjeta informativa con el estado de la prueba, fecha y contenido del JSON recibido.

Ejemplo de respuesta válida:

{
  "concepts": [
    {
      "accounting_item": "123",
      "title": "Concepto 1",
      "value": "500",
      "bonificaciones": "150.0",
      "recargos": "123",
      "selected": true
    },
    {
      "accounting_item": "111",
      "title": "Concepto 2",
      "value": "150",
      "bonificaciones": "150.0",
      "recargos": "123",
      "selected": true
    }
  ],
  "total": 300
}

Una vez configurado:

• El paso mostrará etiquetas como "Costo variable" y "Automático".
• Urbem realizará la consulta al sistema externo y mostrará el costo calculado al ciudadano.

Consejo: Verifica que el sistema externo tenga alta disponibilidad y que la respuesta cumpla siempre el formato esperado.

Pagos recurrentes 

Permite configurar pagos periódicos dentro de un trámite, como:

• Número de pagos requeridos para el trámite, mientras hay pagos recurrentes no se cierra ese paso hasta completarlo.

Esta funcionalidad es ideal para trámites como licencias temporales, cuotas periódicas o servicios con seguimiento continuo.

Paso 5: Puntos de contacto

Este paso define los espacios físicos o virtuales donde se brindará atención a los ciudadanos, así como la lógica de disponibilidad para citas o seguimiento de casos.

1. ¿Qué es un punto de contacto?

Un punto de contacto representa una unidad de atención en la que se puede:

• Atender citas presenciales o virtuales
• Recibir documentación o aclaraciones
• Realizar inspecciones u otras actividades físicas
   

2. Acceder a la configuración

1. Dirígete a la sección Puntos de contacto desde la vista de la organización.
2. Haz clic en "Nuevo punto de contacto".
    

3. Campos obligatorios

• Nombre del punto de contacto: Ej. “Oficina de Desarrollo Urbano”
• Dirección: Solo aplica si el punto es presencial
• Capacidad: Número de ciudadanos que pueden ser atendidos por franja horaria
• Días y horarios de atención: Puedes definir bloques de atención por día (ej. lunes a viernes, 9:00 a 14:00 h)
   

4. Configuración para citas

• Define si el ciudadano podrá agendar cita directamente en el paso 4 del trámite (proceso).
• O bien, si el colaborador asignará la cita manualmente desde su panel.
   

5. Asignación a trámites

Una vez creado, el punto de contacto se puede vincular a uno o más pasos del trámite durante la configuración del proceso.

Ejemplo práctico:

• Trámite: Verificación de alineamiento y número oficial
• Paso 2: Cita de inspección técnica
• Punto de contacto vinculado: “Coordinación de inspecciones zona norte”
   

Consejo: Crea tantos puntos como sedes o tipos de atención tenga tu institución. Puedes tener puntos exclusivos por dependencia

Hemos terminado la configuración del trámite

Con la configuración completa de los pasos del 1 al 5, el trámite queda listo para su publicación. Al guardar el trámite, Urbem genera automáticamente una URL única que permite al ciudadano acceder directamente al servicio desde la ventanilla digital. Es importante conocer y gestionar correctamente los estados del trámite:

• Publicado: el trámite está activo y disponible para que cualquier ciudadano lo realice en línea.

• Modo prueba: el trámite puede ser probado internamente por colaboradores, permitiendo validar configuraciones antes de liberarlo públicamente.

• No publicado: el trámite está deshabilitado y no es accesible al público. Esta opción puede usarse para mantener trámites en desarrollo o darles mantenimiento sin eliminarlos.

Este manual es una herramienta fundamental para garantizar que cada trámite configurado en Urbem funcione de manera clara, ordenada y centrada en la experiencia ciudadana. Recomendamos revisar periódicamente las configuraciones y utilizar este documento como base de referencia para el equipo técnico y operativo en cada nuevo despliegue.