Configuración de Permisos de Colaboradores en Urbem

Esta guía te ayudará a configurar los permisos de nuevos colaboradores en Urbem, desde el envío de la solicitud de perfil hasta la asignación de permisos específicos. Sigue los pasos detallados a continuación para asegurar una correcta configuración y gestión de los accesos y responsabilidades de cada colaborador.

Para enviar la solicitud de Perfil al Nuevo Colaborador

1. Acceder a la sección Configuración
2. Desde el panel de control, navega a la sección "Colaboradores"
3. Haz clic en "Invitar colaboradores”

4. Ingresa el nombre, apellido, correo electrónico, departamento al que pertenece y, si corresponde, la unidad.

Para la configuración de permisos del Colaborador

Asignar permisos generales

Cada una de las opciones disponibles de Urbem tiene como posibilidad habilitar los siguientes permisos:

1. Solo ver: Permiso que posibilita acceder únicamente a la información visual sin llegar a realizar alguna modificación.
2. Crear/editar: Permiso que se habilita cuando se necesita actualizar, editar o crear nueva información. 
3. Exportar: Permiso que concede al colaborador descargar y gestionar datos como listado de casos o listado de pagos. 
4. Eliminar: Permiso que concede al colaborador eliminar información. 

Esto dependiendo del tipo de perfil del colaborador. No todas las opciones cuentan con estos 4 permisos de habilitación. 

• Servicios: Referente a los trámites disponibles en Urbem.
• Listado de usuarios: Referente a los usuarios en su totalidad que hacen uso del perfil de la organización. 
• Perfil de usuarios: Acceso al perfil de ciudadanos registrados en Urbem cuando inician un trámite.
• Casos ciudadanos: Referente al listado de casos ciudadanos ya sean abiertos o cerrados. 
• Formularios: Referente a la configuración de formularios que completan los ciudadanos.
• Pagos: Referente al listado de pagos que realizan los ciudadanos para completar su trámite. 
• Citas: Referente a la información de citas ciudadanas en los trámites. 
• API keys y Webhooks: Sección exclusiva de desarrolladores para la integración, automatizaciones e interoperabilidad de sistemas con Urbem
• Colaboradores: Referente a la información completa de los colaboradores que hacen uso de la plataforma de Urbem. 
• Departamentos: Referente a la información completa de los departamentos y unidades existentes de la organización en la plataforma.
• Puntos de contacto: Referente a la información de los establecimientos por los cuales colaboradores y ciudadanos pueden llegar a interactuar, este permiso incluye los Centros de Verificación si tu organización tiene activa la cuenta ciudadana.

Permisos específicos

• Servicios:
  • Validar la publicación de servicios en web: Permiso de poder publicar, despublicar o colocar un trámite/servicio en modo prueba.
  • Configurar consulta automática de costo: Permiso para que un colaborador pueda configurar esta sección.
  • Pedir colaboración en casos: Permiso enfocado para que en un caso un colaborador pueda etiquetar a otras dependencias o unidades a colaborar en un paso específico del caso ciudadano.
  • Agregar co-responsables en los casos: Permiso para que el colaborador pueda requerir a otro funcionario ayuda en un caso, el ser co-responsable de un caso comparte todas las responsabilidades principales y serán visibles en la sección de tareas.
  • Saltar/regresar pasos: Dar permisos para gestionar el adelantar o atrasar pasos en un caso ciudadano cuando este se requiera.
  • Editar datos en casos ciudadanos: Editar datos del ciudadano en los datos a recabar (formulario/solicitud) de un caso.
  • Crear citas de colaborador: Permiso para tener un calendario donde pueda configurar su disponibilidad para dar citas a ciudadano. La disponibilidad de horarios se configura directamente desde el perfil del colaborador desde "mi perfil" y en "disponibilidad". 
  • Eliminar documentos (resultados finales y documentos de pasos de colaborador): Cuando en un caso se necesita eliminar un documento por algún inconveniente, permite subir nuevamente un documento.
  • Recibir pagos: Este permiso está enfocado cuando se tiene habilitado el "Pago en Caja", permite dar seguimiento de quien recibió el dinero y quedará guardado en la actividad del caso, en la sección de pagos y el ciudadano tendrá su recibo del pago en efectivo.

• Verificación de identidad:
  • Iniciar el proceso de verificación de usuarios registrados (requiere permisos de Usuarios y Perfil de usuarios): Si tu organización tiene activa la cuenta ciudadana puedes realizar el proceso de Verificación de Usuarios, solo los colaboradores con este permiso tienen acceso a esta sección

• Configuración:
  • Personalización de color de tema: Configuración general de la apariencia de la plataforma
  • Configurar pagos: Permisos específicos para configurar motores de pago.

• Firma electrónica:
  • Firmar documentos finales: Si un colaborador debe de firmar un documento en el proceso de un caso debería de tener habilitado el permiso de firma para que este pueda ser etiquetado en el paso y reciba la notificación pertinente.

Verifica que todos los permisos asignados sean correctos y estén alineados con el rol y responsabilidades del colaborador.

Una vez configurados los permisos, haz clic en "Guardar" para aplicar los cambios. El nuevo colaborador recibirá un correo electrónico con instrucciones para completar su perfil. 

En este punto has completado la configuración de permisos del colaborador en Urbem. 

Asegúrate de revisar periódicamente los permisos y roles para adaptarlos a cualquier cambio en las responsabilidades del equipo. Esta gestión efectiva de permisos garantizará que cada colaborador tenga acceso a las herramientas necesarias para realizar su trabajo de manera eficiente y segura.

Para obtener más información sobre la configuración de permisos de colaboradores en Urbem, no dudes en consultar nuestra sección de ayuda o ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte (soporte@urbem.digital)

¡Estamos aquí para ayudar!