Archivar Casos y Trámites en URBEM

En URBEM seguimos trabajando para mejorar la experiencia de nuestros usuarios y agilizar la digitalización de trámites. Es por eso que a partir de ahora podrás archivar casos y trámites. Esta mejora brinda a los usuarios mayor control sobre la organización y el manejo de sus trámites. En esta guía, te explicamos cómo utilizar esta función. 

¿Qué significa Archivar Casos y Trámites?

Archivar un caso o trámite en URBEM te permite guardar estos elementos sin eliminarlos permanentemente. Al archivarlos, se ocultan de la vista general de casos y trámites activos, pero se pueden recuperar en cualquier momento si es necesario. Es una excelente manera de mantener tu plataforma organizada, desactivar trámites que ya no están en uso o casos que no requieren atención inmediata, sin perder información valiosa.

¿Cómo Archivar un Trámite?

1. Accede a la Sección de Trámites

• Dirígete a la sección de Servicios desde tu panel de control.
• Selecciona el trámite que deseas archivar.

2. Verificar Casos Activos

• Si el trámite tiene casos activos asociados, URBEM te mostrará un aviso indicando que al archivar el trámite, también se archivarán todos los casos relacionados.
• Confirma que deseas archivar el trámite y todos sus casos asociados.

3. Archivar Trámite

• Haz clic en el botón de Archivar.
• El trámite y sus casos se moverán a la sección de Trámites Archivados.

4. Restaurar Trámite

• Si en algún momento necesitas recuperar el trámite, simplemente selecciona el trámite archivado y elige la opción de Desarchivar/Reactivar. Todos los casos relacionados también se reactivarán.

¿Cómo Archivar un Caso?

1. Selecciona el Caso a Archivar

• Dirígete a la sección de Casos y selecciona el caso que deseas archivar.

2. Archivar Caso

• Haz clic en el botón de Archivar y confirma tu acción. El ciudadano no podrá continuar con el trámite mientras esté archivado.

3. Ver los Casos Archivados

• Los casos archivados se encontrarán en la sección de Casos Archivados. Aquí podrás ver la fecha de creación, la fecha de resolución (si aplica) y la fecha en que se archivó el caso.

4. Restaurar Caso

• Si deseas reactivar un caso archivado, selecciona el caso y elige la opción de Reactivar/Desarchivar. Esto permitirá al ciudadano continuar con el trámite desde donde lo dejó.

Casos Cerrados o Vencidos

• También puedes archivar casos cerrados o vencidos. Esto es útil para mantener un registro limpio de los casos activos.
• Al archivar un caso cerrado o vencido, se guardará en la sección de casos archivados con toda su información relevante, incluidas las fechas de creación, resolución y archivo.

¿Quién Puede Archivar Casos y Trámites?

• Permisos Necesarios: Solo los usuarios con permisos específicos podrán archivar casos y trámites. Si no ves esta opción, consulta con el administrador de tu cuenta de URBEM para obtener los permisos adecuados.

Beneficios de la Funcionalidad de Archivar

• Mejor Organización: Mantén tu plataforma ordenada ocultando trámites y casos que ya no necesitan atención.
• Acceso Rápido: Recupera cualquier trámite o caso archivado en cualquier momento.
• Eficiencia: Facilita la gestión de trámites y casos, permitiéndote enfocarte en los que están en curso.

Como usuario de URBEM te invitamos a explorar esta herramienta, consulta el video que tenemos para ti: Archiva casos y trámites.

Si tienes alguna duda sobre cómo usar esta herramienta o necesitas más información, puedes enviarnos un correo a soporte@urbem.digital. Estaremos encantados de ayudarte.

¡Esperamos que esta mejora te sea de gran utilidad para la gestión eficiente de tus trámites y servicios en URBEM!