⚙️ Configuración del proceso en el flujo de un trámite

En este paso, defines cómo fluye el trámite desde su inicio hasta la resolución, ajustando las transiciones, validaciones y responsables. Es fundamental para asegurar que el trámite se ejecute de forma organizada, segura y lógica.

🔄 ¿Qué se hace en este paso?

1. Definir secuencia de etapas

• Visualiza y ajusta el flujo de pasos que el trámite seguirá.

• Elimine o reorganiza etapas si ya no se requieren.

  • Para eliminar hay que entrar a la edición del proceso, y en cada paso hay un icono de bote de basura para poder eliminar un paso.

  • Para reorganizar o reordenar pasos se debe hacer clic en el icono de las 4 flechas que forman una cruz (ubicadas al lado del título del paso) y mover con el cursor el paso hasta llevarlo a su espacio correspondiente. 

2. Asignar responsables para cada etapa

• Asigna roles o usuarios responsables por cada paso.

• Ejemplos:

  • Revisión de requisitos → Funcionario de validación

  • Pago → encargado del área

  • Firma final → Director o ciudadano

• Cualquier responsable que sea funcionario debe tener su cuenta URBEM activa para poder etiquetarlo como responsable del paso.

3. Agregar condiciones o reglas de transición

• Define qué debe suceder para que un paso avance al siguiente.

• Puedes habilitar pasos condicionales (solo visibles si se cumple una regla).

• Ejemplo: Solicitar revisión de documentos en el paso de envío de documentos o habilitar pasos privados visibles solo para funcionarios.

4. Ajuste de tiempos y mandatorio (opcional)

• Establece tiempos estimados que el trámite debe durar en cada etapa.

  • Resolución de casos automática por inactividad: El tiempo límite que tiene el solicitante para realizar la acción del paso en el que se encuentra, en caso de no realizar la acción en el tiempo indicado se cierra el caso de forma automática. 

  • Plazo máximo para la resolución del paso: Métrica interna para funcionarios donde se establece un tiempo específico de revisión de la acción solicitada en el paso actual para completarse, esto ayuda a tener mayor organización en las actividades pendientes por realizar y que los funcionarios pueden consultar desde la sección "Mis tareas"

🧭 ¿Por qué es importante este paso?

• Define una ruta clara y ordenada para el trámite.

• Permite que tanto ciudadanos como funcionarios entiendan el avance y las responsabilidades.

• Mejora eficiencia y reduce errores al automatizar o condicionar pasos clave.

• Facilita trazabilidad y transparencia: cada paso queda registrado con fecha, usuario y resultados.

✅ Recomendaciones antes de finalizar el paso

• Revisa que cada etapa esté conectada correctamente: evita “bloques muertos”.

• Verifica que cada paso tenga un responsable asignado con rol activo, ya sea responsable directo o por punto de contacto.

• Asegúrate de que las condiciones funcionen: haz una prueba de flujo. Para realizar las pruebas basta con publicar el trámite en "Modo prueba".

• Guarda tu progreso y haz clic en Siguiente para avanzar al paso 5 punto de contacto, escogerlo y finalizar la configuración haciendo clic en guardar.